• Contexte et justification

Le renforcement des capacités, qu’elles soient institutionnelles ou humaines revêt d’une importance fondamentale pour un pays en développement comme le nôtre. D’une part, il renforce la légitimité et la compétence de l’Etat pour assurer et fournir le service public, d’autre part il développe les possibilités individuelles d’exercice réel des libertés.

Depuis la mise en œuvre de la réforme en juin 2013, l’Institut n’a cessé de restructurer ses activités et ses programmes de formation. Il est évident que la modernisation de l’État et la recherche constante d’une meilleure gouvernance administrative passent nécessairement par des Ressources Humaines mieux formées, capables de s’adapter à l’évolution des nouvelles pratiques en matière de d’administration et de prestation des services publics aux citoyens.

L’INAP est le principal instrument de l’Etat pour former ses agents et cadres et reste à ce jour le leader incontesté de la formation administrative mais également depuis ces cinq dernières en développement de compétences des jeunes diplômés. Dans la mesure où le perfectionnement professionnel passe nécessairement par l’apprentissage continu en situation, cette institution doit faire face à l’élan de cette nouvelle ère de développement économique et social que le pays a entamé depuis le début des années 2000. Fermeture des établissements de formation, confinement, distanciation physique, toutes les mesures barrières lors de la covid-19 ont poussé toutes les institutions à se transformer et à se réinventer. Une des solutions a été la formation à distance.

De ce fait, cette expertise va porter une valeur ajoutée pour l’INAP en sa qualité de cellule pédagogique pour conduire ce programme en faisant appel à des prestataires de services de qualité de formation en ligne. Ce dispositif de formation en ligne devra permettre de faciliter aux jeunes diplômés en quête de perfectionnement de disposer d’un outil moderne de développement de compétences en adéquation avec la demande des entreprises. Plus précisément ce nouveau programme en partenariat avec les plateformes internationaux de formation en ligne devra participer activement à rapprocher l’offre des qualifications aux profils des offres d’emploi sur le marché du travail national.

C’est dans ce cadre que l’INAP a bénéficié de la Banque Mondiale d’un financement pour renforcer ses capacités d’interventions pour la mise en place des formations en ligne.

Aussi, dans le cadre des activités du projet de Développement des Compétences pour l’Emploi à Djibouti (PDCED) à travers le Ministère du Travail chargé de la Formalisation et de la Protection Sociale, il est prévu le recrutement d’un consultant pour l’élaboration du manuel de procédures de gestion administrative et technique des formations en e-learning proposées par les plateformes de certification spécialisées.  Une phase de pilotage est prévue pour tirer des leçons pour une expansion plus large et sera centrée sur un nombre déterminé de priorisation durant la phase de pilotage.

Les présents termes de référence visent à servir de base au recrutement de ce consultant.

II – OBJECTIF DE LA MISSION

L’objectif principal de la mission est l’élaboration d’un manuel de procédure de gestion administrative et technique de mise en œuvre des formations en ligne en partenariat avec des plateformes spécialisées dans la délivrance des modules professionnels sanctionnés par des certificats ; et ceci pour favoriser l’insertion des jeunes à la recherche d’emplois.

III - TACHES DU CONSULTANT

De manière générale, le consultant est chargé d’élaborer le manuel de procédures de gestion administrative et technique pour le suivi des formations en ligne. Ce document devra faciliter à l’institut national d’administration publique en charge de la conduite de ce projet d’être mieux outillé pour la planification et la gestion opérationnelle avec les plateformes de certification en ligne (ex : Cisco, Huawei, IBM, etc). Ce manuel devra décrire clairement toutes les règles administratives, techniques et de pilotages à respecter pour conduire et gérer efficacement ce projet.

De manière spécifique, le consultant en élaboration de manuels de procédures de gestion administrative et technique devra travailler dans les locaux de la Direction Générale de l’INAP avec l’équipe pédagogique, ainsi que sous la supervision du bureau de coordination du projet.  Ce consultant devra élaborer un manuel de procédures de gestion administrative et technique « GAT » qui décrit les productions suivantes :

• Définir les paramètres à considérer et la méthodologie à adopter pour analyser et comprendre les besoins en formation et de suivi, afin d’être en mesure de faire le meilleur choix et priorisation de plateforme pour la formation en ligne ;
• Etablir les critères clés et leur importance, à considérer pour la sélection de la/les plateforme(s) pour la formation en ligne ;
• Description des procédures les mieux indiquées pour sélectionner les plateformes en ligne en tenant compte des besoins du marché de travail djiboutien en matière d’insertion des jeunes ;
• Description des critères de sélection sur la base des approches pédagogiques et du contenu des programmes proposés par les différentes plateformes spécialisées. Les critères de sélection tels que la qualité du contenu, l’interactivité, accessibilité et flexibilité sur plusieurs plateformes (pc, mobiles, etc..) la certification, la réputation de la plateforme, conformité aux normes (SCORM, xAPI ou AICC, extraction des rapports et analyses, compétences des formateurs, l'adéquation aux besoins des jeunes et à celui du marché de travail local.
• Elaborer un canevas pour faciliter le fonctionnement du comité de pilotage de ce programme de formation en ligne. Donner des précisions sur sa composition et sur leurs rôles respectifs. Définir également leur contribution à la réussite du projet.
• Elaborer des conseils précis sur les décisions stratégiques, sur le choix et priorisation des modules liés à l’apprentissage. Ce comité de pilotage sera présidé par le secrétaire général du ministère du travail ;
• Donner des conseils précis pour faciliter au comité de pilotage sur le choix et priorisation des jeunes candidats et ainsi que l’ensemble des éléments indispensable pour le bon fonctionnement de ce comité (critère de choix de diplôme, région, genre, âge limite, prérequis de chaque formation, participation des jeunes au frais d’inscription ? etc..) ;
• La cellule pédagogique aura un rôle déterminant pour le succès du projet. Le consultant devra fournir une fiche détaillant la mission et la responsabilité de cette cellule pour conduire efficacement de ce projet ;
• Donner à la cellule pédagogique des orientations pratiques sur la meilleure conduite à tenir avec les institutions des certifications en ligne sélectionnées.
• Donner des conseils sur la bonne pratique d’échanger avec la plateforme de certification sélectionnée. Doit fournir des informations sur les différentes étapes de la mise en place des contrats, du choix des prestataires à la négociation des termes et conditions. Donner des clarifications sur les modalités de travail avec les plateformes de certification.
• Proposer un schéma pratique de suivi opérationnel des activités de formation sous forme d’un diagramme ou d’une fiche détaillée (présence des jeunes, les absences, la participation et leur engagement, etc.…) ;
• Proposer une méthode de surveiller pendant le déroulement de la formation, suivre et évaluer les résultats attendus des jeunes et de s’assurer s’ils ont été réellement atteint.
• Détailler comment la durée des formations sera planifiée en fonction des disponibilités budgétaires et des besoins du ministère. Et ceci, en mettant en avant les étapes clés du calendrier de mise en œuvre ;
• Proposer des modalités pour le financement et remboursement des couts de formation en ligne
• Fournir des conseils pratiques sur la gestion de tous les autres aspects techniques et organisations de la plateforme afin que l’équipe pédagogique soit en mesure d’améliorer leur connaissance ;
• Former les différents utilisateurs de ce manuel (cellule pédagogique pour la partie opérationnel, le comité de pilotage au niveau stratégique et prise de décision).

IV – PROFIL DU CONSULTANT 

Le consultant doit présenter les qualifications suivantes :

1. Profil du consultant international 

• Une expérience d’au moins 10 ans dans rédaction de manuel de formation en ligne ;
• Au moins 7 ans d’expériences en matière de formations/ accompagnement des partenaires institutionnels ;
• Une connaissance des domaines et thématiques relatifs de la formation du métier technique et professionnel ;
• Une expérience d’au moins 3 ans dans le développement et/ou la gestion de LMS (Learning Management System)
• Une connaissance du contexte Djiboutien ou pays de la région et une compréhension du marché du travail ;
• Travaux justifiant une connaissance approfondie des normes et standards internationaux relatifs à rédaction des manuels de procédures de gestion administrative et technique des plateformes de certification en ligne ;
• Excellentes expériences avérées en matière de suivi de programme de formation en ligne ;
• Expérience avérée en matière de gestion de comité de pilotage et de cellule pédagogique ;
• Expérience avérée en matière d’insertion professionnelle des jeunes ;
• Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse ; Maîtrise du pack Microsoft Office : Word, PowerPoint et de la gestion des plateformes de formation en ligne.
• Excellente capacité de rédaction en français.

V – DURÉE DE LA MISSION

Les missions du consultant sont prévues pour une durée de deux (45jours) mois, à compter de la date de signature du contrat de services.

La réalisation de la mission se déroulera en deux phases : (i) phase 1 :  rédaction du manuel de procédures de gestion administrative et technique de formation en ligne et (ii) Phase 2 : formation à l’utilisation du manuel.

• Les tâches concernant la première phase de la mission à savoir l’élaboration du Manuel de procédures de gestion administrative et technique devraient être réalisée dans un délai maximum de 28 jours, avec une version finale disponible au bout de 37 jours à compter du démarrage de la mission. 
• La deuxième phase de la mission, notamment la formation à l’utilisation du manuel en de gestion administrative et technique des formations en ligne sur une durée de 8 jours de taches suivantes :

• De former le comité du pilotage ainsi que la cellule pédagogique sur le nouveau manuel ;

• Établir le déroulement pédagogique de la formation avec les plateformes en ligne, notamment :
  • Les attentes du marché du travail local afin qu’a l’issue de cette formation certifiante les chances d’insertion des jeunes formés soient sensiblement augmentées ;
  • Des indications précises sur les modalités techniques de mise en œuvre avec les plateformes sélectionnées ;
  • Des indications sur les modalités de l’appui pédagogique à la cellule en charge de conduire cette activité ;
  • Les modalités d’évaluation avant, pendant et après la certification en ligne ;

VI – RAPPORTS ET LIVRABLES ATTENDUS 

Dans le cadre de l’exécution de la mission, le Consultant fournira les documents suivants :

• Une Note de démarrage au début de la mission qui fixera le plan de travail de la mission et les résultats attendus, deux jours après le début de la mission ;
• Une version provisoire du manuel, quinze (15) jours après le début de la mission, en version électronique.
• Un canevas pour la sélection des demandeurs d'emploi dans le programme.
• Un canevas de suivi et d'évaluation pendant la formation.
• La version finale du manuel qui prendra en compte les observations de la Banque mondiale sur le manuel, trente-sept (37) jours après le début de la mission, en cinq (5) exemplaires ainsi que la version électronique sur clé USB.
• Un rapport de formation des acteurs transmis d’abord en version provisoire puis en version finale après prise en compte des observations éventuelles de la cellule pédagogique.

VII - PROCEDURES DE SELECTION

Le Consultant individuel sera sélectionné selon la méthode de « Consultant Individuel » telle que décrite dans les règlements de passation de marchés de la Banque Mondiale, Version 2020, notamment la Section VII. Méthodes de sélection agréées aux services de consultants.